====== Prozessbeschreibung: Aussonderung von Hardware ======

===== Hintergrundinformationen =====
Ziel und Zweck: 
  * Diese Prozessbeschreibung regelt die Aussonderung von veralteter oder defekter Hardware.

2. Geltungsbereich
  * Der Prozess gilt für alle Mitarbeitenden die defekte Hardware feststellen und regelt die Verantwortlichkeiten zwischen IT und Einkauf.

3. Rollen und Verantwortlichkeiten
  * IT identifiziert, prüft, löscht Daten und aktualisiert Inventar.
  * Einkauf entscheidet über Entsorgungsweg, beauftragt Partner und prüft Kosten.
  * Beide Abteilungen tauschen sich über Status und Dokumente aus – IT bestätigt Datenlöschung und Übergabe.


4. Mitgeltende Regelungen
  * [[komponenten:leitlinie:start|IT‑Sicherheitsleitlinie]]
  * FIXME Entsorgungsvorschriften

5. Inkrafttreten und Überprüfung
  * Diese Prozessbeschreibung tritt mit Veröffentlichung in Kraft und wird mindestens einmal jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst.


===== Prozessablauf =====

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  * Meldung defekter Hardware (MA)
    * defekte oder gestohlene/verlorene Hardware wird an die IT gemeldet
    * bei Diebstahl/Verlust ist ebenfalls die Führungskraft sofort zu informieren
  * Identifikation & Prüfung (IT)
    * IT identifiziert Hardware, die ausgesondert werden soll (z. B. veraltet, defekt, nicht mehr nutzbar).
    * Prüft:  
      * Technischer Zustand (reparaturfähig? sicherheitsrelevant?)  
      * Datenlöschung erforderlich? (ggf. vorherige Sicherung)  
      * Restwert oder Recyclingvorgaben (z. B. WEEE-Richtlinie)
  * Freigabe & Dokumentation (IT)
    * IT erstellt Aussonderungsantrag mit:  
      * Inventarnummer, Gerätetyp, Seriennummer  
      * Grund der Aussonderung (Defekt, Alter, Ersatz)  
      * Bestätigung der Datenlöschung (ggf. mit Protokoll)  
    * Antrag wird an Einkauf zur Freigabe weitergeleitet.
  * Freigabe & Entsorgungsplanung (Einkauf)
    * Einkauf prüft:  
      * Ob Wiederverwendung (intern/extern) möglich  
      * Ob Recycling- oder Entsorgungspartner beauftragt werden muss  
      * Ob Restwertverwertung oder Entsorgungskosten anfallen  
    * Bei Freigabe: Erstellung eines Entsorgungsauftrags mit Partner oder internem Verfahren.
  * Datenlöschung & Vorbereitung & Übergabe (IT)
    * IT führt sichere Datenlöschung gemäß Unternehmensrichtlinie durch (z. B. mit Blancco, DBAN).
    * Dokumentiert Löschung (Datum, Methode, Verantwortlicher).
    * Entfernt Kennzeichnungen (z. B. Inventaretiketten, Firmenlogos), sofern erforderlich.
    * IT übergibt Hardware an Einkauf oder direkt an autorisierten Entsorgungspartner.
  * Entsorgung, Rechnungs- & Kostenprüfung (Einkauf / Entsorgungspartner)
    * Einkauf bestätigt Empfang und leitet Entsorgungsauftrag weiter.
    * Bei internem Recycling: IT übergibt an zentrale Entsorgungsstelle.
    * Einkauf prüft Entsorgungsrechnung (falls extern) gegen Auftrag.
    * Einkauf verbucht ggf. Abschreibung oder Entsorgungskosten.
  * Inventaraktualisierung (IT)
    * IT aktualisiert das Inventar:  
      * Status auf „ausgesondert“ oder „entsorgt“  
      * Datum der Aussonderung  
      * Vermerk zur Entsorgungsmethode (Recycling, Spende, Schrott)  
    * Einkauf erhält Bestätigung der Inventaränderung.
    * Alle Unterlagen (Aussonderungsantrag, Löschprotokoll, Entsorgungsbestätigung, Inventaränderung) werden archiviert.
    * IT aktualisiert ggf. den Asset-Plan für zukünftige Beschaffungen.

Prozess abgeschlossen mit vollständiger Dokumentation, Inventaraktualisierung und ggf. Kostenverbuchung.


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