====== Prozessbeschreibung: Hard- oder Softwarebeschaffung ======

===== Hintergrundinformationen =====
Ziel und Zweck: 
  * Diese Prozessbeschreibung regelt die Beschaffung neuer Hard- und Software (nach [[einrichtung_dienstlicher_endgeraete|Bedarfsfeststellung und Budgetfreigabe]])

2. Geltungsbereich
  * Der Prozess gilt für alle Mitarbeitenden, fokussiert hier jedoch auf die Verantwortlichkeiten zwischen IT und Einkauf-

3. Rollen und Verantwortlichkeiten
  * IT definiert technische Anforderungen und prüft Lieferung.
  * Einkauf verhandelt, bestellt und prüft Rechnungen.
  * Beide Abteilungen tauschen sich über Status und Dokumente aus – IT bestätigt Empfang und Inventarisierung.

4. Mitgeltende Regelungen
  * [[komponenten:leitlinie:start|IT‑Sicherheitsleitlinie]]
  * FIXME Beschaffungsordnung

5. Inkrafttreten und Überprüfung
  * Diese Prozessbeschreibung tritt mit Veröffentlichung in Kraft und wird mindestens einmal jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst.


===== Prozessablauf =====

{{ :komponenten:prozesse:beschaffung.svg |}}


  * IT-Anforderungserstellung
    * Die IT-Abteilung erstellt eine detaillierte Beschaffungsanforderung mit:
      * Technischen Spezifikationen (z. B. CPU, RAM, OS, Lizenzmodell)
      * Menge und gegebenenfalls Hersteller/Modellvorgaben
      * Liefer- und Installationszeitpunkt
      * Hinweis auf Budgetfreigabe (Referenznummer oder Dokument)
  * Übergabe an Einkauf
    * Die Anforderung wird formell an die Einkaufsabteilung übermittelt (per E-Mail, Ticket-System oder internem Workflow).
    * Einkauf prüft, ob Lieferantenverträge oder Rahmenvereinbarungen bestehen.
  * Angebotseinholung & Vergabe (Einkauf)
    * Einkauf holt bei mindestens zwei Lieferanten Angebote ein (sofern kein Rahmenvertrag vorliegt).
    * Vergleich nach Preis, Lieferzeit, Garantie, Service und Nachhaltigkeitskriterien.
    * Auswahl des günstigsten/qualitativ besten Angebots gemäß Unternehmensrichtlinien.
  * Bestellung & Bestellbestätigung
    * Einkauf stellt die Bestellung aus und sendet die Bestellbestätigung an IT und Buchhaltung.
    * IT erhält eine Kopie zur Vorbereitung der Einrichtung.
  * Lieferung & Empfangsprüfung (IT)
    * Bei Eintreffen der Ware:
      * IT prüft Lieferumfang und technische Spezifikationen
      * Dokumentiert Seriennummern, Lizenzschlüssel und Verpackungszustand
      * Bestätigt Empfang im Inventarsystem (z. B. via IT-Asset-Management-Tool)
  * Inventarisierung & Zuordnung
    * IT trägt die Geräte/Software im Inventar ein:
      * Eindeutige Inventarnummer
      * Zuordnung zu Abteilung, Nutzer oder Projekt
      * Aktualisierung des Asset-Status („in Betrieb“, „gelagert“, etc.)
    * Einkauf erhält Bestätigung der Inventarisierung.
  * Rechnungsprüfung & Zahlung (Einkauf/Buchhaltung)
    * Einkauf prüft Rechnung gegen Bestellung und Lieferbestätigung.
    * Bei Übereinstimmung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
  * Abschluss & Dokumentation
    * Alle Dokumente (Bestellung, Rechnung, Inventar-Eintrag) werden archiviert.
    * IT aktualisiert ggf. den Asset-Plan für zukünftige Wartung/Erneuerung.


Prozess abgeschlossen mit vollständiger Dokumentation und Inventarisierung.


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