Prozessbeschreibung: Aussonderung von Hardware

Ziel und Zweck:

• Diese Prozessbeschreibung regelt die Aussonderung von veralteter oder defekter Hardware.

2. Geltungsbereich

• Der Prozess gilt für alle Mitarbeitenden die defekte Hardware feststellen und regelt die Verantwortlichkeiten zwischen IT und Einkauf.

3. Rollen und Verantwortlichkeiten

• IT identifiziert, prüft, löscht Daten und aktualisiert Inventar.
• Einkauf entscheidet über Entsorgungsweg, beauftragt Partner und prüft Kosten.
• Beide Abteilungen tauschen sich über Status und Dokumente aus – IT bestätigt Datenlöschung und Übergabe.

4. Mitgeltende Regelungen

• IT‑Sicherheitsleitlinie
• Entsorgungsvorschriften

5. Inkrafttreten und Überprüfung

• Diese Prozessbeschreibung tritt mit Veröffentlichung in Kraft und wird mindestens einmal jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst.

• Meldung defekter Hardware (MA)
  • defekte oder gestohlene/verlorene Hardware wird an die IT gemeldet
  • bei Diebstahl/Verlust ist ebenfalls die Führungskraft sofort zu informieren
• Identifikation & Prüfung (IT)
  • IT identifiziert Hardware, die ausgesondert werden soll (z. B. veraltet, defekt, nicht mehr nutzbar).
  • Prüft:
    • Technischer Zustand (reparaturfähig? sicherheitsrelevant?)
    • Datenlöschung erforderlich? (ggf. vorherige Sicherung)
    • Restwert oder Recyclingvorgaben (z. B. WEEE-Richtlinie)
• Freigabe & Dokumentation (IT)
  • IT erstellt Aussonderungsantrag mit:
    • Inventarnummer, Gerätetyp, Seriennummer
    • Grund der Aussonderung (Defekt, Alter, Ersatz)
    • Bestätigung der Datenlöschung (ggf. mit Protokoll)
  • Antrag wird an Einkauf zur Freigabe weitergeleitet.
• Freigabe & Entsorgungsplanung (Einkauf)
  • Einkauf prüft:
    • Ob Wiederverwendung (intern/extern) möglich
    • Ob Recycling- oder Entsorgungspartner beauftragt werden muss
    • Ob Restwertverwertung oder Entsorgungskosten anfallen
  • Bei Freigabe: Erstellung eines Entsorgungsauftrags mit Partner oder internem Verfahren.
• Datenlöschung & Vorbereitung & Übergabe (IT)
  • IT führt sichere Datenlöschung gemäß Unternehmensrichtlinie durch (z. B. mit Blancco, DBAN).
  • Dokumentiert Löschung (Datum, Methode, Verantwortlicher).
  • Entfernt Kennzeichnungen (z. B. Inventaretiketten, Firmenlogos), sofern erforderlich.
  • IT übergibt Hardware an Einkauf oder direkt an autorisierten Entsorgungspartner.
• Entsorgung, Rechnungs- & Kostenprüfung (Einkauf / Entsorgungspartner)
  • Einkauf bestätigt Empfang und leitet Entsorgungsauftrag weiter.
  • Bei internem Recycling: IT übergibt an zentrale Entsorgungsstelle.
  • Einkauf prüft Entsorgungsrechnung (falls extern) gegen Auftrag.
  • Einkauf verbucht ggf. Abschreibung oder Entsorgungskosten.
• Inventaraktualisierung (IT)
  • IT aktualisiert das Inventar:
    • Status auf „ausgesondert“ oder „entsorgt“
    • Datum der Aussonderung
    • Vermerk zur Entsorgungsmethode (Recycling, Spende, Schrott)
  • Einkauf erhält Bestätigung der Inventaränderung.
  • Alle Unterlagen (Aussonderungsantrag, Löschprotokoll, Entsorgungsbestätigung, Inventaränderung) werden archiviert.
  • IT aktualisiert ggf. den Asset-Plan für zukünftige Beschaffungen.

Prozess abgeschlossen mit vollständiger Dokumentation, Inventaraktualisierung und ggf. Kostenverbuchung.

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