Prozessbeschreibung: Einrichtung dienstlicher Endgeräte

Ziel und Zweck:

• Diese Prozessbeschreibung regelt die standardisierte Einrichtung dienstlicher Endgeräte (z. B. Laptops, Smartphones, Tablets) inklusive der notwendigen Software. Ziel ist es, einen sicheren, effizienten und nachvollziehbaren Ablauf zu gewährleisten, der die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeitenden sicherstellt und IT‑Sicherheitsanforderungen erfüllt.

2. Geltungsbereich

• Der Prozess gilt für alle Mitarbeitenden sowie für alle dienstlich bereitgestellten Endgeräte des Unternehmens, unabhängig von Standort oder Arbeitsmodell (Büro, Homeoffice, mobil).

3. Rollen und Verantwortlichkeiten

• Fachabteilung / Mitarbeitende: Bedarfsmeldung, fachliche Anforderungen, Abnahme
• IT‑Abteilung: Beschaffung, Einrichtung, Konfiguration, Dokumentation
• Vorgesetzte: Genehmigung des Bedarfs
• ISB: Definition und Kontrolle von Sicherheitsstandards

4. Mitgeltende Regelungen

• IT‑Sicherheitsrichtlinie
• Nutzungsrichtlinie für dienstliche Endgeräte
• Datenschutzrichtlinie

5. Inkrafttreten und Überprüfung

• Diese Prozessbeschreibung tritt mit Veröffentlichung in Kraft und wird mindestens einmal jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst.

• Bedarfsmeldung: Mitarbeitende oder Vorgesetzte melden den Bedarf an einem dienstlichen Endgerät per Mail oder im Mitarbeitendengespräch mit folgenden Angaben:
  • Art des Endgeräts und Einsatzbereich
  • benötigte Software und Zugriffsrechte die über den Standard hinaus gehene
  • Bedarfsdatum
• Genehmigung: Die zuständige Führungskraft prüft und genehmigt den Antrag, bei Sonderanforderungen erfolgt eine zusätzliche Prüfung durch die IT oder den ISB.
• Beschaffung und Inventarisierung: Die IT stößt die Beschaffung des Endgerätes gemäß Unternehmensstandard an. Nach Lieferung erfolgt die Erfassung im Bestandssystem sowie die Verbuchung in der ERP-Software inkl. Seriennummer, Gerätetyp, Nutzer und Ausgabedatum
• Grundkonfiguration des Endgeräts durch die IT:
  • Installation des Betriebssystems gemäß Standardimage.
  • Durchführung aller Sicherheits‑ und Systemupdates.
  • Einrichtung von: Benutzerkonto, ggf. Geräteverschlüsselung, Virenschutz / Endpoint‑Security sowie Firewall‑ und Netzwerkeinstellungen
• Softwareinstallation:
  • Installation der freigegebenen Standardsoftware ( z. B. Office‑Programme, Browser, Kollaborationstools).
  • Installation zusätzlicher Fachsoftware gemäß genehmigtem Antrag.
  • Lizenzzuordnung und ‑dokumentation in der Bestandserfassung
• Sicherheits‑ und Zugriffskonfiguration:
  • Einbindung des Geräts in das zentrale Gerätemanagement ( z. B. MDM, Active Directory).
  • Vergabe der notwendigen Zugriffsrechte auf: Netzlaufwerke, Fachanwendungen, Cloud‑Dienste
• Funktionstest und Qualitätssicherung:
  • IT prüft: Startfähigkeit und Performance, Funktion der installierten Software und korrekte Zugriffsrechte
• Übergabe an die Mitarbeitenden
  • Übergabe des Endgeräts inkl. Zubehör
  • Kurze Einweisung in: Nutzung, Sicherheitsanforderungen, Support‑ und Meldewege
  • Bestätigung der Übernahme durch die Mitarbeitenden.

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