Prozessbeschreibung: Hard- oder Softwarebeschaffung

Ziel und Zweck:

• Diese Prozessbeschreibung regelt die Beschaffung neuer Hard- und Software (nach Bedarfsfeststellung und Budgetfreigabe)

2. Geltungsbereich

• Der Prozess gilt für alle Mitarbeitenden, fokussiert hier jedoch auf die Verantwortlichkeiten zwischen IT und Einkauf-

3. Rollen und Verantwortlichkeiten

• IT definiert technische Anforderungen und prüft Lieferung.
• Einkauf verhandelt, bestellt und prüft Rechnungen.
• Beide Abteilungen tauschen sich über Status und Dokumente aus – IT bestätigt Empfang und Inventarisierung.

4. Mitgeltende Regelungen

• IT‑Sicherheitsleitlinie
• Beschaffungsordnung

5. Inkrafttreten und Überprüfung

• Diese Prozessbeschreibung tritt mit Veröffentlichung in Kraft und wird mindestens einmal jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst.

• IT-Anforderungserstellung
  • Die IT-Abteilung erstellt eine detaillierte Beschaffungsanforderung mit:
    • Technischen Spezifikationen (z. B. CPU, RAM, OS, Lizenzmodell)
    • Menge und gegebenenfalls Hersteller/Modellvorgaben
    • Liefer- und Installationszeitpunkt
    • Hinweis auf Budgetfreigabe (Referenznummer oder Dokument)
• Übergabe an Einkauf
  • Die Anforderung wird formell an die Einkaufsabteilung übermittelt (per E-Mail, Ticket-System oder internem Workflow).
  • Einkauf prüft, ob Lieferantenverträge oder Rahmenvereinbarungen bestehen.
• Angebotseinholung & Vergabe (Einkauf)
  • Einkauf holt bei mindestens zwei Lieferanten Angebote ein (sofern kein Rahmenvertrag vorliegt).
  • Vergleich nach Preis, Lieferzeit, Garantie, Service und Nachhaltigkeitskriterien.
  • Auswahl des günstigsten/qualitativ besten Angebots gemäß Unternehmensrichtlinien.
• Bestellung & Bestellbestätigung
  • Einkauf stellt die Bestellung aus und sendet die Bestellbestätigung an IT und Buchhaltung.
  • IT erhält eine Kopie zur Vorbereitung der Einrichtung.
• Lieferung & Empfangsprüfung (IT)
  • Bei Eintreffen der Ware:
    • IT prüft Lieferumfang und technische Spezifikationen
    • Dokumentiert Seriennummern, Lizenzschlüssel und Verpackungszustand
    • Bestätigt Empfang im Inventarsystem (z. B. via IT-Asset-Management-Tool)
• Inventarisierung & Zuordnung
  • IT trägt die Geräte/Software im Inventar ein:
    • Eindeutige Inventarnummer
    • Zuordnung zu Abteilung, Nutzer oder Projekt
    • Aktualisierung des Asset-Status („in Betrieb“, „gelagert“, etc.)
  • Einkauf erhält Bestätigung der Inventarisierung.
• Rechnungsprüfung & Zahlung (Einkauf/Buchhaltung)
  • Einkauf prüft Rechnung gegen Bestellung und Lieferbestätigung.
  • Bei Übereinstimmung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
• Abschluss & Dokumentation
  • Alle Dokumente (Bestellung, Rechnung, Inventar-Eintrag) werden archiviert.
  • IT aktualisiert ggf. den Asset-Plan für zukünftige Wartung/Erneuerung.

Prozess abgeschlossen mit vollständiger Dokumentation und Inventarisierung.

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